SINTESI DELL’ACCORDO DI CONTITOLARITA’ NEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ARTICOLO 26 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”)

l’Agenzia ICE e Italian Exhibition Group Spa (“IEG”) congiuntamente svolgono, attività di ricerca di buyer / operatori di settori merceologici per le manifestazioni / eventi di interesse (d’ora in poi gli “Eventi”) provvedendo anche a invitare buyer/ operatori di settore agli Eventi stessi. Agenzia ICE e IEG collaborano per le attività di contatto dei buyer, anche interagendo assieme sulla Piattaforma Digitale dedicata anche ai Buyer.

Con il presente accordo l’Agenzia ICE e IEG instaurano un rapporto di contitolarità per il trattamento dei dati personali acquisiti, gestiti e trattati nell’ambito delle attività e determinano le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi in materia di protezione dei dati personali. Con il presente accordo le Parti stabiliscono, altresì, i rispettivi obblighi in merito all’esercizio dei diritti degli interessati e i rispettivi ruoli in merito alla comunicazione dell’informativa.

La contitolarità è riferita al trattamento dei dati personali, come definito all’articolo 4, comma 2 del Regolamento e ha ad oggetto il trattamento di tutti i dati personali acquisiti e gestiti nell’ambito delle attività.

Le Parti convengono che, ai sensi dell’articolo 26, comma 3 del Regolamento, indipendentemente dalle disposizioni del presente accordo, l’interessato potrà esercitare i propri diritti nei confronti di ciascun Contitolare del trattamento.

OBBLIGHI E RESPONSABILITA’ DEI CONTITOLARI

I Contitolari condividono le decisioni relative alle finalità e ai mezzi del trattamento di dati personali acquisiti, gestiti e trattati nell’ambito delle attività.

In particolare, con il presente accordo l’Agenzia ICE e IEG convengono che:

1. nel rispetto dei principi di proporzionalità e minimizzazione di cui all’articolo 5 del Regolamento, verranno acquisiti e trattati solo i dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle specifiche finalità perseguite mediante il trattamento;
2. il trattamento sarà effettuato mediante l'utilizzo di procedure cartacee e informatizzate;
3. i dati potranno essere comunicati a: i) strutture esterne, che svolgono per conto dell’Agenzia ICE e di IEG compiti di supporto (es. servizi informatici), nella loro qualità di Responsabili del trattamento; ii) soggetti pubblici (es. Ambasciate, Istituzioni estere) e/o privati (es. strutture ospitanti la missione) per l’adempimento degli obblighi previsti dalla legge o dal contratto, che svolgono le rispettive attività di trattamento in qualità di autonomi titolari;
4. l’informativa di cui all’articolo 13 del Regolamento sarà redatta congiuntamente dai Contitolari, i quali dovranno precisare nell’informativa medesima, in modo chiaro e comprensibile per l’interessato, la contitolarità del trattamento tra l’Agenzia ICE e IEG;
5. l’informativa di cui all’articolo 23 del Regolamento sarà fornita in sede di raccolta dei dati personali dal Contitolare cui, di volta in volta, è demandata l’attività di raccolta;
6. i dati personali saranno trattati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità perseguite mediante il trattamento.

I Contitolari si impegnano ad autorizzare e fornire idonee istruzioni alle persone fisiche facenti parte della propria organizzazione a trattare i dati personali e a nominare, laddove sussistono i presupposti, come Responsabili del trattamento i soggetti esterni che dovessero eventualmente intervenire nelle operazioni di trattamento per conto dei Contitolari.

Gli Interessati potranno esercitare i propri diritti disgiuntamente nei confronti di ciascun Contitolare del trattamento (art. da 14 a 21 del Regolamento), in relazione ai trattamenti dei dati di rispettiva competenza di ciascuno, intendendosi fin d’ora espressamente esclusa qualsiasi responsabilità solidale tra i Contitolari. Le Parti si terranno in ogni caso prontamente informate l’un l’altra per iscritto circa i reclami e le eventuali richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati, e presteranno l’una all’altra la collaborazione necessaria ad evadere tempestivamente le suddette richieste provenienti dagli stessi. Le Parti si impegnano altresì, a mettere a disposizione degli interessati, su richiesta, il contenuto essenziale del presente accordo, ai sensi dell’articolo 26, comma 2, del Regolamento.

Nel caso in cui Italian Exhibition Group intenda trattare, per finalità di marketing proprio o soft spam e/o profilazione, in modo totalmente indipendente da Agenzia ICE e al di fuori dell'ambito delle finalità sopradescritte connesse alle attività specificate in premessa, i dati personali dei buyer e/o di rappresentanti di terzi partner e/o di altri interessati, forniti da Agenzia ICE o altrimenti acquisiti in relazione alla pianificazione e gestione delle attività sopradescritte, Italian Exhibition Group dovrà adempiere a qualsiasi eventuale obbligo di legge rilevante nella fattispecie, nel rispetto di ogni norma applicabile, con espressa esclusione, in ogni caso, di ogni responsabilità di Agenzia ICE rispetto a tali ulteriori trattamenti di competenza esclusiva di IEG.

Nel caso in cui Agenzia ICE intenda trattare per finalità di marketing diretto proprio, in modo totalmente indipendente da Italian Exhibition Group e al di fuori dell'ambito delle finalità sopradescritte connesse alle attività previste in premessa, i dati personali dei buyer e/o di rappresentanti di terzi partner e/o di altri interessati, forniti da Italian Exhibition Group  o altrimenti acquisiti in relazione alla pianificazione e gestione delle attività di cui sopra, Agenzia ICE dovrà valutare, sotto la propria esclusiva responsabilità, la necessità di ottenere autonomamente un previo separato consenso espresso dalle persone cui i dati si riferiscono, e di adempiere a qualsiasi altro eventuale obbligo di legge rilevante nella fattispecie, nel rispetto di ogni norma applicabile; con espressa esclusione, in ogni caso, di ogni responsabilità di Italian Exhibition Group rispetto a tali ulteriori eventuali trattamenti.

SEGRETEZZA E CONFIDENZIALITA’

Le Parti si impegnano a mantenere e a far mantenere dai propri dipendenti e collaboratoti e consulenti autorizzati, la segretezza dei dati personali acquisiti, gestiti o trattati in virtù del rapporto di contitolarità instaurato con il presente accordo.

SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

I Contitolari sono tenuti a mettere in atto tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali acquisiti, gestiti o trattati in virtù del rapporto di contitolarità instaurato con il presente accordo.

I Contitolari adotteranno tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative per il tempestivo recupero della disponibilità dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico.

In caso di violazione dei dati personali ai sensi dell’articolo 4, comma 1, n. 12) del Regolamento, la Parte che l’ha subita informa tempestivamente l’altra Parte e provvede ai sensi degli articoli 33 e 34 del Regolamento.

Sintesi accordo contitolarità ICE-IEG – Rev.14.12.2020