ISCRIZIONE ALLA NEWSLETTER E ALL’AREA “CONTATTACI” DI IEG

INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi degli artt. da 12 a 22 del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”) si informa che i dati personali forniti da parte dell’interessato e/o acquisiti da Italian Exhibition Group S.p.A. (“IEG”) in relazione allo stesso, in occasione della sua iscrizione alla newsletter e/o all’area “contattaci” del sito di IEG e dei siti ad esso collegati, sono soggetti a trattamento nel rispetto dei principi di liceità, equità, correttezza, proporzionalità, necessità, esattezza, completezza e sicurezza e degli altri obblighi di legge vigenti, come meglio segue.

Categorie di interessati. Operazioni di trattamento e modalità di raccolta.  

I dati trattati possono riguardare tutti coloro (intesi sia come persone fisiche di età superiore ai 16 anni che agiscono in proprio quali interessati a ricevere la newsletter sia come referenti interni di persone giuridiche, enti o altre organizzazioni che siano interessati a ricevere la newsletter) che fanno richiesta di iscriversi e di ricevere la newsletter e/o di rimanere in contatto con IEG compilando i form messi a disposizione sul sito.

Le singole categorie di dati raccolti sono di volta in volta meglio indicate nella modulistica IEG di raccolta, il cui contenuto deve quindi intendersi costituire parte integrante della presente informativa.

Per trattamento s’intende: la raccolta, registrazione, conservazione, organizzazione elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, riclassificazione, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione, distruzione di dati personali.

La raccolta avviene tramite form on-line. Il trattamento avverrà con strumenti elettronici e cartacei e con logiche connesse alle singole finalità sotto dichiarate.

I dati raccolti potranno essere trattati dagli Autorizzati di primo e secondo livello, incaricati per iscritto da IEG, che abbiano necessità di venirne a conoscenza nell'espletamento delle proprie attività (es. uffici legale, commerciale, marketing, comunicazione, amministrativo, logistico, IT, controllo di gestione, ecc.).

Finalità del trattamento

Il trattamento avverrà mediante strumenti informatici, manuali e cartacei per le seguenti finalità:

  1. Pianificazione e gestione organizzativa dell’iscrizione alla newsletter e invio della stessa agli interessati che si sono accreditati con l’apposito form presente sul sito e/o iscrizione all’area “contattaci” e invio delle risposte ai relativi quesiti.

Base giuridica del trattamento e obbligatorietà o facoltatività della comunicazione dei dati da parte dell’interessato

Il trattamento per le finalità suddette fonda la sua base giuridica nel legittimo interesse di IEG di organizzare e pianificare tutte le attività strumentali all’invio delle newsletter a coloro che la richiedano, nonchè delle risposte alle richieste provenienti dall’area “contattaci”, nonché le attività conseguenti.

Per tali finalità, quindi, IEG non necessita di ricevere dall’interessato un preventivo consenso. L’interessato è libero di non conferire i dati, ma in tal caso non potrà ricevere le newsletter né ricevere riscontro alle richieste fatte tramite l’area “contattaci”.

Comunicazione e diffusione dei dati

I dati non verranno diffusi. I dati potranno essere comunicati da IEG a fornitori del servizio di sviluppo, gestione e manutenzione dei sistemi informatici, dei siti web e delle banche dati di IEG, dei soggetti incaricati della ideazione e/o manutenzione di materiali destinati all’inserimento nelle newsletter comunicate da IEG.

Un elenco dei co-titolari, titolari autonomi e responsabili esterni del trattamento è disponibile su richiesta dell’interessato (per le relative modalità si rinvia alla sezione “diritti dell’interessato” della presente informativa).

Trasferimento all’estero di dati

I dati verranno trasferiti all’estero, in particolare a HUBSPOT Inc. - Società americana registrata presso l’ente competente americano in base alla convenzione UE-USA denominata “Privacy Shield” (Per la privacy policy del terzo provider HubSpot INC. (vedi l’URL: https://legal.hubspot.com/privacy-policy) Durata del trattamento

Nel caso delle finalità sub 1, come sopra specificate, IEG tratta i dati per 10 anni dalla data di raccolta dei dati dell’interessato.

I dati necessari per finalità di sicurezza informatica (es. registrazioni di log-in, log falliti e log-out, in sede di accesso ad aree riservate nei siti web di IEG relativi agli Eventi), sono trattati da IEG per 1 anno dalla raccolta, onde permetterne i controlli di sicurezza e documentarne gli esiti. Le registrazioni dei logs relativi ad eventi quali la lettura di informative privacy on-line di IEG o la comunicazione a IEG del consenso dell’interessato tramite sito web o i messaggi email vengono conservate da IEG per tutto il tempo utile alla relativa prova alle Autorità di controllo o all’interessato che la richiedano (6 anni dalla raccolta).

In caso di contenzioso tra IEG (o terzi fornitori di IEG) e l’interessato, i dati verranno trattati per tutto il tempo necessario ad esercitare la tutela dei diritti del Titolare o dei terzi fornitori e cioè fino all’emissione di un provvedimento avente valore di giudicato tra le parti o di una transazione. Cessata la suddetta rispettiva durata i dati personali sono cancellati, distrutti o resi anonimi mediante opportune misure di sicurezza.

Diritti dell’interessato

IEG invita alla lettura del seguente link www.iegexpo.it/informativa (sezione “diritti dell’interessato”)

Si informa che l’Interessato, avrà diritto di:

- chiedere al Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.

- qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale, l'interessato ha il diritto di essere informato dell'esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento;

- richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti; tenuto conto delle finalità del trattamento, l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;

- richiedere  la cancellazione dei dati se a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l'interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l'interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento operato per finalità di marketing diretto (compresa la profilazione funzionale a tale marketing diretto); d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all'offerta di servizi della società dell'informazione.

- richiedere la limitazione del trattamento che riguarda l’interessato, quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l'interessato si è opposto al trattamento svolto per finalità di marketing diretto, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.;

- ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali;

- revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità dei propri dati personali, restando inteso che ciò non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

- ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che riguardano l’interessato da questi forniti al Titolare del trattamento e, se tecnicamente fattibile, di far trasmettere tali dati direttamente a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare cui li ha forniti, qualora ricorra la seguente condizione (cumulativa): a) il trattamento si basi sul consenso dell’interessato per una o più specifiche finalità, o su un contratto di cui l’interessato è parte e alla cui esecuzione il trattamento  è necessario; e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati (software) (complessivo diritto alla c.d “portabilità”). L’esercizio del diritto c.d. alla portabilità fa salvo il diritto alla cancellazione sopra previsto;

- l’interessato in ogni momento può altresì proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (quella della sua sede di residenza o domicilio).

 

L’interessato può esercitare i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento Italian Exhibition Group S.p.A., Funzione Data Protection Officer, con sede in Via Emilia, 155 – 47921 Rimini (Italia) o all’indirizzo e-mail: privacy@iegexpo.it.

Al fine di garantire l’osservanza del GDPR e delle leggi applicabili al trattamento dei dati personali dell’interessato, IEG ha nominato un soggetto terzo indipendente deputato a tale attività (Data Protection Officer), nella persona dell’Avv. Luca De Muri, domiciliato per la carica presso Italian Exhibition Group S.p.A.